FOIA
Derechos y responsabilidades
La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA, por sus siglas en inglés) garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos. Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de negocios públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.
El propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.
Derechos de la FOIA
Un ciudadano puede solicitar inspeccionar o recibir copias de registros públicos, o ambos. Un ciudadano puede solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado. Si un ciudadano cree que se han violado sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en el tribunal de distrito o de circuito para exigir el cumplimiento de la FOIA.
Solicitud de registros del Departamento de Servicios Generales
Los registros pueden aplicar por correo postal de EE. UU., fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que las solicitudes se realicen por escrito. El solicitante no tiene que consultar la FOIA para aplicar documentos. Desde una perspectiva práctica, el Departamento de Servicios Generales puede aplicar que la solicitud se presente por escrito para garantizar que haya una declaración clara del tipo de registros que se aplicar y para reducir la posibilidad de malinterpretar la solicitud.
La solicitud debe identificar los registros que el ciudadano busca con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o el número de registros. La solicitud debe ser lo suficientemente específica para que los registros sean identificados y localizados.
Las solicitudes deben aplicar registros o documentos existentes. FOIA permite inspeccionar o copiar los registros existentes. Si no existe un registro, según la FOIA, el Departamento de Servicios Generales no está obligado a crear un registro.
La FOIA se aplica a registros y documentos; no se aplica cuando se hacen preguntas generales sobre el trabajo del Departamento de Servicios Generales.
Es posible que el Departamento de Servicios Generales necesite aclarar la información que se solicita. Incluya la información de contacto adecuada en caso de que la solicitud de información necesite aclaración.
Para solicitar registros del Departamento de Servicios Generales, envíe su solicitud específica, junto con su dirección postal a:
Dirección postal:
A la atención de: Solicitud de FOIA
Departamento de Servicios Generales
1100 Bank Street, Suite 420
Richmond, VA 23219
Dirección de correo electrónico:
En el asunto del correo electrónico, escriba al menos lo siguiente: Solicitud de FOIA
Teléfono: (804) 786-3311
El Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a foiacouncil@leg.state.va.us o por teléfono al (804) 225-3056 o [línea gratuita]: (866) 448-4100.
Responsabilidades del Departamento de Servicios Generales en la respuesta a las solicitudes
El Departamento de Servicios Generales debe responder a su solicitud dentro de los cinco días hábiles posteriores a la recepción. El primer día es el día luego de recibir la solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
El Departamento de Servicios Generales puede solicitar el nombre y la dirección legal del solicitante. El solicitante no está obligado a declarar por qué se están buscando los registros antes de que el Departamento de Servicios Generales responda.
Dentro del período de respuesta de cinco días, el Departamento de Servicios Generales debe dar una de las siguientes respuestas:
- Los registros solicitados se proporcionan en su totalidad.
- Todos los registros solicitados están siendo retenidos porque están sujetos a una exención legal específica. La respuesta del Departamento de Servicios Generales citará la sección específica del Código de Virginia que permite retener los registros.
- Se proporcionan algunos de los registros solicitados, pero otros registros están retenidos. Un registro completo no puede ser retenido si solo una parte está sujeta a exención. El registro puede ser redactado y solo una parte retenida. La respuesta del Departamento de Servicios Generales citará la sección específica del Código de Virginia que contiene la exención.
- Los registros solicitados no se pueden encontrar en el Departamento de Servicios Generales, o no existen. Sin embargo, si el Departamento de Servicios Generales sabe que otro organismo público tiene los registros solicitados, la respuesta incluirá la información de contacto del otro organismo público.
Si fuera prácticamente imposible dar respuesta a la solicitud en el plazo de cinco días, el Departamento de Servicios Generales lo hará constar por escrito y explicará las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esto permitirá siete días hábiles adicionales para responder a la solicitud, dando al Departamento de Servicios Generales un total de 12 días hábiles para responder.
Si la solicitud es extensa y los registros no pueden proporcionarse dentro de 12 días sin interrumpir las responsabilidades de la organización, el Departamento de Servicios Generales se comunicará con el solicitante para acordar un período de tiempo razonable para producir los registros. Si no se puede llegar a un acuerdo, el Departamento de Servicios Generales puede solicitar al tribunal tiempo adicional para responder.
Costos
Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan los costos reales incurridos para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. Cualquier tarifa de duplicación cobrada por el departamento no excederá el costo real de la duplicación.
Todos los cargos por el suministro de los registros aplicar se estimarán por adelantado como se establece en la subsección F de § 2.2-3704 del Código de Virginia. Si se estima que una solicitud costará más de $200 para un residente de Virginia o afiliado a los medios de comunicación, o $50 para un solicitante de otro estado, se requerirá un depósito por el monto total estimado antes de continuar con la solicitud. El plazo para responder a la solicitud no incluye el tiempo entre la solicitud de un depósito y la respuesta del solicitante.