Preguntas frecuentes sobre el correo

P: ¿Cómo preparo mi correo saliente para recogerlo por SMS?

R: El correo interinstitucional, el correo nacional, el correo que requiere servicios especiales y el correo masivo deben agrupar por separado. Coloca una tarjeta de correo con contador y el código correcto de atajada en todos los paquetes de correo excepto el correo interagencias.

P: ¿Mi correo se procesará el mismo día que se recoge por SMS?

R: Todo el correo saliente, excepto el correo masivo, será procesado por SMS y recogido por USPS el mismo día que se recoge de usted. Cualquier correo atendido por nuestra instalación debe llegar antes de 3:30 pm para garantizar su procesamiento el mismo día. El correo masivo se procesará en un plazo de dos días hábiles desde su recepción.

P: ¿A qué hora necesitamos hacer nuestras entregas nocturnas a SMS?

R: Los SMS procesarán todo el correo y paquetes que tengamos en nuestra posesión cada día, pero USPS y UPS pueden no garantizar la entrega si se recibe tarde en el día. Contacta con SMS para verificar el tiempo límite para el destino al que envías el correo.

P: ¿SMS maneja paquetes de UPS, FedEx, Airborne Express o DHL?

R: Virginia tiene un contrato obligatorio con UPS para el envío de paquetes. Si tu agencia emplea servicios de medición de SMS, puedes completar un Formulario de Envío de SMS de UPS y anexarlo a un paquete para que el SMS lo recoja la próxima vez que visitemos tu oficina. Anexa el formulario con una tira de cinta para permitir que el SMS lo retire durante el procesamiento.

P: ¿Cómo se me facturará el envío de correo y paquetes?

Todo el correo y los paquetes enviados a SMS para su procesamiento deben tener una tarjeta de correo medido o un formulario de envío de UPS por SMS completo. Su agencia recibirá una factura mensual por el franqueo total empleado junto con un reporte que muestra todas las transacciones del mes con subtotales por cotización o código de costo. El código de cotización o costo que coloque en la tarjeta de correo medido es donde se facturarán los gastos de envío.

P: ¿Cuál es la forma correcta de diseñar una pieza de malla?

R: Existen numerosas normativas para diseñar piezas de malla, y existen diferentes tipos de piezas de malla. Los estándares de diseño varían según el tamaño y el tipo de malla. Contacta con SMS desde el principio de tu planeación para cerciorarte de cumplir con todas las normativas postales y ahorrar costos de envío.

P: ¿Cómo creo un sobre de respuesta empresarial?

R: Los sobres y tarjetas de respuesta para compañías deben estar diseñados para cumplir con la normativa de USPS. Contacta con SMS para recibir ayuda con el diseño y el formato.

P: ¿Pueden los SMS sellar sobres?

R: El SMS puede sellar sobres tamaño carta si las solapas están abiertas y anidadas unas en otras. Debes sellar sobres más grandes antes de recogerlos por SMS.

P: ¿Se pueden medir los sobres con antelación y luego rellenar en nuestra oficina?

R: Sí, pero no es recomendable. El correo medido debe enviar en la fecha que aparece en la marca del contador. Si no terminas el trabajo o no mides demasiados sobres, tendrás un suministro de sobres con una fecha antigua que no se pueden usar.

P: ¿Dónde debo colocar la tarjeta de correo con medidor en mi correo saliente?

R: Coloca la tarjeta de correo dosificada en vertical delante de la primera pieza de correo y haz un haz de una goma con una goma elástica o un clip.

P: ¿Necesito una tarjeta de correo con medidor en cada pieza de correo?

R: Solo necesitas una tarjeta de correo con medidor por cada paquete de correo. Debes crear un paquete diferente para cada cotización o código de costo. Si envías una caja o paquete que no se puede agrupar, anexa una tarjeta de correo con medidor a cada caja o paquete, o un formulario de envío SMS de UPS con una tira de cinta para permitir que SMS lo retire durante el procesamiento.

P: ¿Cómo se me facturará el envío de correo y paquetes?

R: Debe anexar una tarjeta de correo con medidor completo o un formulario de envío SMS de UPS a todo el correo y paquetes enviados a SMS para su procesamiento. Estos formularios se emplean para determinar los costos de envío de tu agencia. El SMS enviará a tu agencia una factura mensual por el total del franqueo empleado junto con un reporte que indica todas las transacciones del mes con subtotales por cotización o código de costo. La cotización o código de costo que pongas en la tarjeta de correo con taxímetro es donde se facturarán los cargos de franqueo.

P: ¿Qué significa preclasificar el correo?

R: Cuando se preclasifica el correo, se aplica un código de barras postal al trozo de correo. Se mezcla con el correo de otras agencias para cumplir con los requisitos mínimos de volumen de USPS y se clasifica en orden postal. Esto califica el envío para un envío reducido.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el correo estándar preclasificado (antes correo masivo) y el correo de primera clase?

R: Hay varias diferencias, incluyendo el contenido, los costos de envío y preparación, y la rapidez de entrega. Los artículos personalizados (como estados de cuenta, facturas, etc.) no pueden enviar por correo como estándar de preclasificación. Deben ir como correo de primera clase. El estándar preclasificado se emplea para enviar artículos genéricos (boletines, avisos, etc.). El franqueo para la norma preclasificada es inferior al de primera clase, pero debe cumplir ciertos requisitos de clasificación establecidos por el USPS. La mayoría del correo de primera clase se entrega en 1 a 2 días dentro de Virginia. El estándar preclasificado suele tardar de 7 a 10 días en entregar dentro de Virginia.

P: ¿Cuántas piezas de correo se requieren para un envío masivo?

R: 200 piezas o 50 libras de correo es el requisito mínimo para un envío masivo.

P: ¿Qué son los indicios de licencias?

R: Un indicio de licencia es una designación impresa en un correo (en lugar del franqueo real) para pagar el franqueo bajo un número de licencia específica. El indicio común debe incluir la clase de correo, el número de licencia empleada, la ciudad y el estado donde se emitió la licencia, y la frase "U.S. POSTAGE PAID."

P: ¿Puedo colocar el correo con licencia en un buzón de USPS?

R: No. Para ingresar en un envío mediante una licencia, el envío debe estar compuesto por al menos 200 piezas idénticas. Los formularios de USPS deben rellenar con el nombre del remitente, número de licencia, fecha, número de piezas, costo por pieza y el total del franqueo, que se cargarán a la cuenta del número de licencia. El envío debe presentar a la Unidad de Entrada de Correo Comercial en la Oficina de Correos que emite el número de licencia.

P: ¿Cuál es la diferencia entre una carta y un flat?

R: Para que se considere una carta, una pieza de correo debe medir al menos 3 1/2 pulgadas de altura x 5 pulgadas de largo y .007 pulgadas de grosor, pero no más grandes que 6 1/8 pulgadas de alto x 11 1/2 pulgadas de largo y 1/4 pulgadas de grosor. Una pieza plana es una cota de malla más grande de 6 1/8 pulgadas de alto x 11 1/2 pulgada de largo y 1/4 pulgadas de grosor pero menor que 12 pulgadas de alto x 15 pulgadas de largo y 3/4 pulgadas de grosor.

P: ¿Cuándo empleo un formulario de aduanas? ¿Qué formulario debo usar?

R: El correo internacional que pesa menos de una libra no requiere formulario aduanal. El correo internacional que pesa entre una y cuatro libras requiere el formulario USPS verde y blanco 2976. El correo internacional que pesa más de cuatro libras requiere el formulario blanco de USPS 2976-A. Por favor, rellena los formularios completamente y anexaos a tu paquete.